Tacirin ticari işletmesi ile ilgili tutmakla yükümlü olduğu defterler ticari defter olarak adlandırılmaktadır. Türk Ticaret Kanunu’nda belirtilen yevmiye defteri, envanter defteri, defteri kebir, ortaklar pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterleri ticari defter niteliğindedir.
Tacirlerin kullanmak zorunda olduğu ticari defterleri muhasebeye ile ilgili bulunanlar mali yıl başlamadan Aralık ayının son gününe kadar diğerlerinin de kullanmaya başlamadan önce notere tasdik ettirilmesi yasal bir zorunluluktur. Açılış onaylarına ait düzenleme Vergi Usul Kanunu’nun 221.maddesinde yer almaktadır.
Vergi Usul Kanunu’nda ticari defterlerin açılış tasdiki konusunda düzenlemeye verildiği halde yasal defterlerin kapanış onayı hakkında herhangi bir düzenleme yapılmamıştır. Defterlerin delil olması ve Türk Ticaret Kanunu açısından ticari defterler arasında sayılan Yevmiye Defterinin Türk Ticaret Kanunu’nda belirtilen yasal süre içinde kapanış onayının yapılması gerekmektedir.
6455 sayılı kanunla da hesap dönemi takvim yılı olan şirketler için yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar yapılması, yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonunda yapılması ön görülmüştür. Noter tasdik zorunluluğu defterlerini fiziki ortamda tutan tacirler için geçerli olup, elektronik ortamda tutan tacirler için notere kapanış onayı yaptırma zorunluluğu bulunmamaktadır. Ticari defterlerin delil ve ispat niteliğine ilişkin düzenleme hükümleri 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nun 222. maddesinde düzenlenmiştir.
HMK’nun “Ticari Defterlerin İbrazı ve Delil Olması” başlığını taşıyan 222. maddesi şu şekildedir:
“(1) Mahkeme, ticari davalarda tarafların ticari defterlerinin ibrazına kendiliğinden veya taraflardan birinin talebi üzerine karar verebilir.
(2) Ticari defterlerin, ticari davalarda delil olarak kabul edilebilmesi için, kanuna göre eksiksiz ve usulüne uygun olarak tutulmuş, açılış ve kapanış onayları yaptırılmış ve defter kayıtlarının birbirini doğrulamış olması şarttır.
(3) İkinci fıkrada belirtilen şartlara uygun olarak tutulan ticari defter kayıtlarının sahibi ve halefleri lehine delil olarak kabul edilebilmesi için, diğer tarafın aynı şartlara uygun olarak tutulmuş ticari defterlerindeki kayıtların bunlara aykırı olmaması veya ilgili hususta hiçbir kayıt içermemesi yahut defter kayıtlarının aksinin senet veya diğer kesin delillerle ispatlanmamış olması gerekir. Bu şartlara uygun olarak tutulan defterlerdeki sahibi lehine ve aleyhine olan kayıtlar birbirinden ayrılamaz.
(4) Açılış veya kapanış onayları bulunmayan ve içerdiği kayıtlar birbirini doğrulamayan ticari defter kayıtları, sahibi aleyhine delil olur.
(5) Taraflardan biri tacir olmasa dahi, tacir olan diğer tarafın ticari defterlerindeki kayıtları kabul edeceğini belirtir; ancak, karşı taraf defterlerini ibrazdan kaçınırsa, ibrazı talep eden taraf iddiasını ispat etmiş sayılır.”
Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nda yer alan 222/3 madde gereği ticari defterlerin tacirin lehine delil olması için aran şartlar özetlendiğinde;
1-) Uyuşmazlığın kaynağı ticari bir iş olmalı,
2-Uyuşmazlığın her iki tarafı da tacir olmalı,
3-) Sahibi lehine delil sayılacak defterler ticari defter olmalı,
4-) Tacirin tuttuğu tüm ticari defterler birbirini doğrulamalı,
5) Karşı tarafın ticari defterleri bu defterlere aykırı olmamalı veya bu defter kayıtlarının aksini ispat edememiş olmalı,
6-) Ticari defterler kanuna uygun şekilde tutulmuş olması gerekmektedir. Defterlerin kanuna uygun olarak tutulduğundan söz edebilmek içinde;
Tutulması zorunlu olan tüm ticari defterler eksiksiz olarak tutulmuş olmalıdır. Ticari defterlerin bir kısmının tutulmamış olması halinde, tutulan ticari defterler tacirin lehine değil, sadece aleyhine delil olarak kullanılabilir.
Yasal düzenlemeye uygun tutulmuş yevmiye defterinin delil olarak sunulup, defteri kebir veya envanter defterinin tutulmamış olması sıkça karşılaşılan bir durumdur.
Türk Ticaret Kanunu’nun 64/III. maddesi gereğince ticari defterlerin açılış onayları ile kapanış onayı zorunlu olan yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanış onaylarının yapılmış olması, 64/1 maddesi gereği, ticari defterlerin usulüne uygun tutulmuş olması gerekmektedir.
Netice itibariyle ticari defterlerin sahibi lehine delil sayılabilmesi için aranan şartları yerine getirmiş olması gerekmektedir. Kanun maddesinden bu şartlar yerine getirildiğinde defterler delil niteliğine kazanmaktadır.
İçinde bulunduğumuz Haziran ayının sonu gününe kadar fiziki ortamda tutulan yevmiye defterinin notere ibraz edilip son kaydının altına noterlikçe “GÖRÜLMÜŞTÜR” ibaresi yazılarak onaylatılması önem arz etmektedir.