Düzenlemede, işverenin yönetim hakkıyla çalışanın kişisel verilerinin korunması ve haberleşme özgürlüğü arasında denge kurulması gerektiği vurgulanıyor. Bilgisayarın, hesabın veya iletişim sisteminin işverene ait olması, yazışmalar üzerinde sınırsız denetim yetkisi sağlamıyor.
İşveren özel mesajlara serbestçe erişemeyecek
Kurumsal e-posta hesapları, çalışanların iş ilişkileri ve çalışma düzeninin yanı sıra zaman zaman kişisel bilgilerini de barındırıyor. Bu nedenle mesaj içerikleri açılmadan yalnızca trafik ve sistem kayıtlarının incelenmesi bile kişisel veri işleme faaliyeti sayılıyor.
İşverenler, iş yerindeki iletişim araçlarının özel amaçlarla kullanımına ilişkin kurallar belirleyebiliyor. Ancak kullanımın yasaklanması veya sınırlandırılması halinde bu kuralların açık ve anlaşılır biçimde çalışanlara duyurulması gerekiyor.
Bir cihaz, ağ ya da oturum üzerinde teknik yetkiye sahip olmak da kişisel hesaplara erişim için tek başına yeterli görülmüyor. Çalışanın kişisel e-posta hesabındaki, mesajlaşma uygulamalarındaki ve sosyal medya mesaj kutusundaki yazışmalar serbestçe incelenemiyor.
Denetimin amacı ve yöntemi önceden açıklanmalı
Çalışanların denetim başlamadan önce bilgilendirilmesi gerekiyor. Yapılacak aydınlatmada hangi verilerin, hangi hukuki sebebe dayanılarak ve ne amaçla işleneği somut biçimde belirtilmeli.
İncelemenin trafik kayıtlarıyla mı sınırlı kalacağı, mesaj içeriklerine hangi durumlarda erişileceği ve bilgilerin ne kadar süre saklanacağı da açıklanması gereken konular arasında bulunuyor.
Denetimde kademeli ve ölçülü bir yaklaşım esas alınıyor. Trafik verileriyle amaca ulaşılabiliyorsa daha kapsamlı bir incelemeye başvurulmaması gerekiyor. İçeriğe erişim ise bu yöntemin yetersiz kaldığı ve yazışmaların incelenmesinin zorunlu olduğu istisnai durumlarda gündeme gelebiliyor.
Toplanan veriler de yalnızca denetimin amacı için gerekli süre boyunca saklanabiliyor.
Gizli ve ayrım gözetmeyen izlemeye idari işlem
Kararda, çalışanın önceden haberdar edilmediği gizli izleme yöntemlerinin hukuka aykırı olduğu belirtiliyor. Çalışanın bütün işlemlerini herhangi bir ayrım yapmadan kaydeden araçlarla yürütülen denetimler de aynı kapsamda değerlendiriliyor.
Yükümlülüklere uyulmadığının tespiti halinde olayın özelliklerine göre inceleme yapılacak. İlgili veri sorumluları hakkında 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 18’inci maddesi kapsamında idari işlem tesis edilecek.
Böylece iş yerinde iletişim denetiminin hangi amaçla yapıldığı kadar, nasıl yürütüldüğü ve çalışanlara nasıl açıklandığı da değerlendirmede belirleyici olacak.
